Was muss ich beim Versand einer Email beachten?

TIPPS FÜR DEN VERSAND EINER EMAIL

Im Jahr 2019 wurden über 294,5 Milliarden E-Mails gesendet und empfangen. Dies führt zu einem Problem für Event-Ersteller, die versuchen, in den überfüllten Posteingängen der Empfänger um Aufmerksamkeit zu konkurrieren.

Es gibt viele Email-Marketing-Strategien, mit denen Sie sich in den Posteingängen von Veranstaltungsbesuchern abheben können. Die Wichtigste ist Ihr Emailversand. Weiter unten listen wir auf, was Sie wissen müssen, damit Ihre Email-Einladung auffällt.

VIER ELEMENTE EINER EFFEKTIVEN EVENT EINLADUNGS-EMAIL

Diese vier Elemente haben den größten Einfluss darauf, ob Ihre Email geöffnet und gelesen wird oder nicht.

Element Nr. 1: Emailbetreff:

Sie möchten, dass die Betreffzeile Ihrer Veranstaltungseinladung beschreibend ist und dem Leser einen Grund bietet, Ihre Nachricht zu öffnen. Sie möchten ultraspezifisch, aber kurz sein.

Schaffen Sie ein Gefühl des Vertrauens oder personalisieren Sie den Betreff mit dem Namen oder einer weiteren persönlichen Info des Empfängers („Hallo [Name2], beachten Sie [info1] und verpassen Sie nicht unser Event!“).

Wir empfehlen nicht, den Emailbetreff mit unnötigen Großbuchstaben und zu vielen Ausrufezeichen zu schreiben.

Element Nr. 2: Absendername:

Um zu vermeiden, dass Ihre Email im Papierkorb landet, bevor sie geöffnet oder direkt an Spam gesendet wird, lassen Sie Ihren Leser auf einen Blick wissen, dass Sie eine vertrauenswürdige Quelle sind. Vernachlässigen Sie beim Schreiben einer Email nicht den Namen, den die Besucher in ihrem Posteingang sehen. Es ist eine kluge Idee, Ihre Emails von einer erkennbaren Quelle zu senden, z. B. Ihrem Veranstaltungsmarkennamen oder Firmennamen, insbesondere wenn Sie zum ersten Mal eine Einzelperson oder eine Gruppe kontaktieren. Am besten ist es, wenn Sie als Absendernamen einen Namen verwenden, den die Empfänger kennen. Hierfür kann ein Tag-System nützlich sein. Empfänger können "getagged" werden. Dadurch kann die Empfängerliste nach einem Tag gefiltert werden. Der Versand an diesen Tag kann dann einen bestimmten Absendernamen haben.

Element Nr. 3: Überschrift und Fließtext:

Im Allgemeinen sollten Sie die Emails zur Veranstaltungswerbung kurz halten. Platzieren Sie wichtige Informationen zu Ihrer Veranstaltung – wie ein "Click to action" Button, z.B. ein virtueller Umschlag, Datum, Ort, einen Link zur Einladung – oben in der E-Mail. Je weniger Ihr Leser scrollen muss, um wichtige Informationen zu finden, desto besser.

Wiederholen Sie Betreffzeilen nicht als Schlagzeilen, sondern verwenden Sie sie als Überleitung, um die Teilnehmer für die Teilnahme und die Vorteile Ihrer Veranstaltung zu begeistern. Überschrift und Fließtext sollten komplementär und auf den Punkt gebracht werden.

Element Nr. 4: CTA (Call to Action) 

Ein CTA (Call to Action) ist eine Aufforderung an Ihren Leser, Maßnahmen zu ergreifen, sei es "Zu- oder Abzusagen", an einer "Umfrage teilzunehmen" oder „Tickets zu kaufen“. Sie erscheinen oft als prägnante Textzeilen oder bunte Schaltflächen.

Verstecken Sie Ihren CTA nicht. Fügen Sie sie ganz oben und unten in Ihrer E-Mail ein, damit die Teilnehmer sie so schnell und einfach wie möglich finden und klicken können.

Bei EventKingdom können Sie sicher sein, dass Ihr CTA, z.B. der virtuelle Umschlag oder eine Einladungskarte sehr präsent ist und nicht übersehen werden kann.

5 ARTEN EINER EVENT EINLADUNGSEMAIL

Nachdem Sie nun das Wissen über alle Elemente zum Verfassen Ihrer Einladungsemail verfügen, finden Sie hier einige Beispiele für verschiedene Arten von Event-Emails.

Event-Einladung-Email Nr. 1: Neue Empfänger / Gäste einladen

Ihre erste Einladung an einen neuen Empfänger / Gast sollte persönlich & so schön wie möglich sein und die grundlegenden logistischen Informationen zu Ihrer Veranstaltung enthalten. Versenden Sie Ihre  attraktive und persönliche Einladung von einer vertrauenswürdigen Quelle. Machen Sie in Ihrer Betreffzeile auf die Dringlichkeit aufmerksam und fügen Sie Datum und Uhrzeit in Ihre E-Mail ein, damit die Leser schnell eine Entscheidung treffen können. Weitere Informationen, die für das Interesse an Ihrem Event relevant sind, können Sie auf späteren Karten und auf der Antwortseite auf weiteren Seiten positionieren.

Event-Einladung-Email Nr. 2: Empfänger vom letzten Jahr / vorherigem Event einladen

Ihre wiederkehrenden Teilnehmer möchten sich besonders und geschätzt fühlen, insbesondere diejenigen, die seit Jahren teilnehmen. Heben Sie in dieser Email ermäßigte Preise oder einzigartige Vergünstigungen für wiederkehrende Teilnehmer hervor, um ihnen zu zeigen, dass Sie sie schätzen.

Eine weitere nützliche Technik, um frühere Teilnehmer anzusprechen? Segmentierung – wenn Sie Ihre Email-Liste in relevante Zielgruppen Anhang von Tags einteilen (zum Beispiel Demografie, Geografie , Status oder Position). Auf diese Weise können Sie Absendernamen und Betreffzeilen erstellen, die bei verschiedenen Zielgruppen Anklang finden und vor allem persönlich sind und Ihre Öffnungsrate erhöhen.

Event-Email Nr. 3: Antwort-Reminder

In Ihrem Event sehen Sie wer Ihre Einladung angesehen hat und wer noch nicht. Es gibt viele Gründe, wieso ein Empfänger seine Email-Einladung nicht angesehen hat: Alte Emailadresse, leider übersehen, im Urlaub, kein Interesse, Spam. Daher empfehlen wir grundsätzlich, nach ca. 5-7 Tagen Ihre Einladungsemail an alle markiert "angekommen" kostenlos erneut zu versenden. Falls diese weiterhin "weiß" also als "angekommen" markiert bleiben können Sie die "AN SICH SELBST" Option verwenden. Hierbei schicken Sie die persönliche Einladungs-Email des Empfängers an sich selbst (also die Email des Kontos) und können diese Email dann über Ihren eigenen Rechner weiterleiten.

EventKingdom ist so konzipiert, dass jeder Empfänger zum Preis einer Sendung seine persönliche Einladung erhalten soll!

Einige Ihrer Empfänger werden die Einladung ansehen, aber vergessen zu antworten. Jeder Empfänger kann selber eine Antwort-Erinnerungsemail auf seiner Antwortseite einstellen. Es macht aber zusätzlich Sinn, mindestens einmal eine Antwort-Erinnerungsemail an die "gelb" markierten zu versenden.

Event-Email Nr. 4: Event-Reminder

Wir empfehlen, kurz vor Ihrer Veranstaltung eine Event-Reminder-Email an alle "Grün" markierten Empfänger zu versenden. Diese Emails enthalten alle Infos, die für Ihr Event wichtig sind, z.B. QR Code zum Checkin, PDF oder Wallet Pass Anhänge.

Event-Email Nr. 5: Event-Follow-Up oder Dankeskarte

Nach Ihrem Event ist es wichtig, eine Follow Up Email zu versenden. Hierfür gibt es verschiedene Optionen.

1. Nachricht an Ihre Empfänger

Sie können eine kostenlose Nachricht an Ihre Empfänger senden und sich so einfach und schnell bei Ihren Empfänger bedanken.

2. Fotos teilen mit Ihren Empfängern

Sie können über die Foto-Seite auf der Antwortseite Fotos hochladen und diese mit einem Dankes-Text kombinieren.

3. Einladungs-Event kopieren in ein neues Event

Sie können Ihr Event in ein neues Event kopieren und z.B. alle "Grün" markierten Empfänger "mitkopieren". Im neuen Event können Sie im DESIGN Reiter Ihre Karte in eine Dankeskarte ändern. Auf dem Reiter EMPFÄNGER im neuen Event können Sie dann Ihre Dankeskarte versenden. Der Vorteil eines neuen Events ist, dass Sie von einer frischen Empfangsübersicht profitieren. Sie sehen auch hier welche Empfänger Ihre Dankeskarte erhalten haben und welche nicht. Der Versand über ein neues Event kostet Stamps.

4. Neues Event anlegen

Sie können auch frisch über die Dankeskarten-Auswahl anfangen und eine schöne Dankeskarte aussuchen. Im Reiter DESIGN können Sie den Text etc. Ihrer Dankeskarte anpassen und dann auf dem Reiter ANTWORTSEITE z.B. Fotos hochladen. Auf dem Reiter EMPFÄNGER können Sie die Empfängerliste Ihres Einladung-Events einfach hinzufügen und Ihre Dankes-Karten einfach versenden.

BUSINESS PAKET OPTIMIERUNGEN FÜR DEN EMAILVERSAND

Unser Produkt ist hervorragend optimiert für die Nutzung von eventkingdom.com. Die Nutzung von EventKingdom.com mit dem Standard oder Profi Paketen funktioniert daher sehr gut.

Das Business Paket bietet unter anderen die Nutzung von EventKingdom mit Ihrer eigenen Domain an.

Statt eventkingdom@eventkingdom.com kann Ihre Absenderemail z.B. events@ihrdomain.de und die Links in Ihren Emails gehen nich zu EventKingdom.com sondern zu events.ihrdomain.de.

Außerdem platzieren wir Ihr Logo unten in Ihre Emails statt dem EventKingdom Logo etc.

Ihre Domain genießt natürlich einen hervorragenden Ruf im Netz und Ihre Empfänger haben in der Regel Emails von Ihrer Domain bereits erhalten.

Die Optimierung auf Ihre Domain kann daher einen positiven Effekt auf Ihren Emailversand haben!

Wenn Sie mehr über das Business Paket erfahren möchten, klicken Sie bitte here.

 

Wir hoffen, dass dieser Artikel hilfreich war!

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LG, Ihr EK Team

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